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智慧单证系统助力管控财税风险

发表时间:2023-06-14 09:44

2022 4月,五矿财务公司员工在智能收单报销机器人上提交了第一笔报销单据,交由智慧单证系统进行审批后,通过五矿资金管理与结算系统顺利支付完成报销款这标志着五矿财务公司智慧单证机器人和系统的上线工作如期交付使用。


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一体化流程7 X 24 小时不间断工作

五矿财务公司以管理制度要求为蓝本借助先进的机器人和人工智能技术赋能,将原先人工处理的收单、审单、退单、分拣归档的全程纸质工作全部交由机器人自动完成,让首位财务机器人员工正式“人职”,并提供7x 24 小时服务。

人机互动模式的实现,使传统的人工服务转变为智能化设备应用,创造性地实现了交单扫描OCR 识别、便捷退单、安全保管的流程一体化极大提高了单据账的流程效率,让员工足不出户,就可以通过智能收单报销机器人完成各类单据的快速投递。

从技术革新看,作为配套使用的智能收单报销机器人拥有强大的功能,可以连续容纳160 多笔业务的相关单据,支持口令刷卡、人脸识别等多种认证模式满足单据OCR 影像识别。支持无人值守自助交单、智能审核、智能填报、档案管理、自助退单,充分实现了报账的自动化、数字化和智能化。人工智能赋能的一站式服务。让员工充分体验到财务工作数智化变革带来的便捷。

从操作流程看,原先的报销流程需要贴票、扫描、下载、上传、再依靠人工审核发票步骤繁琐,费时费力标准无法统一。使用智能收单报销机器人后。员工只需要将单据放收单机器人,由其内置的OCR 技术提取票面信息查验成功的票面信息会直接回填单据。智能匹配系统预设规则,完成智慧审单。实际操作中投递一份单据全程只需要大约1分钟的时间就可以完成,提高了工作效率,保证了工作质量。

   从实践结果看,一台智能收单报销机器人可以替代部分会计人员完成日常核算工作,大幅提高报账效率,同时优化员工报账体验。更重要的是整个流程全部由系统控制,确保了进入财务审核流程的发票全部是已完成严格校验的合规发票,大大降低了发票多次提报的概率。

智能收单报销机器人是软件技术与机械手臂技术在员工交单、影像扫描、智能审单、财务归档等多个环节领域创新应用的产物。财务信息化、智能化的应用,有效降低了人工和时间成本,提高了业务单据的流转速度,提升了工作效率不仅为会计档案电子化管理打下坚实基础,也为下一步财务管理的转型升级创造了有利条件。


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预警前置严控财税风险

智慧单证系统的智能收单报销机器人是系统中前端的交互和交单入口,五矿财务公司在规划之初共设计了五大功能模块:报销扫、对公发票验真、信贷发票验真、员工取件和归档取件

报销扫描是最核心的交单功能,报销人仅需把发票放置到口,机器人自动高速双面扫描并过滤无效的空白页,生成高精度实物影像。再运用全票OCR 引擎对影像进行结构化数据提取,内容涵盖全种类发票的全部字段信息,之后进行发票无死角校验AI智审引擎会将风险预警并施加强控制,从源头上阻断财税风险,并生成翔实的审核报告,让每一次交单的审核都可迫溯。之后,报销人可以直接进入智能填报功能,发票的影像和明细一对应,只需将报销其他所需的事由、预算、项目进行补充勾选,整个流程将员工自助交单、财务智能初审、员工自助填报共三步合成一步,创造了独一无二的使用体验。这种一站式的服务,实现了全天候不间断报销,像为员工配置了专属的报销秘书一样,协助财务完成审核、签收、整理单据的工作,提升报效率。

报销扫描是最核心的交单功能,报销人仅需把发票放置到口,机器人自动高速双面扫描并过滤无效的空白页,生成高精度实物影像。再运用全票OCR 引擎对影像进行结构化数据提取,内容涵盖全种类发票的全部字段信息,之后进行发票无死角校验AI智审引擎会将风险预警并施加强控制,从源头上阻断财税风险,并生成翔实的审核报告,让每一次交单的审核都可迫溯。之后,报销人可以直接进入智能填报功能,发票的影像和明细一对应,只需将报销其他所需的事由、预算、项目进行补充勾选,整个流程将员工自助交单、财务智能初审、员工自助填报共三步合成一步,创造了独一无二的使用体验。这种一站式的服务,实现了全天候不间断报销,像为员工配置了专属的报销秘书一样,协助财务完成审核、签收、整理单据的工作,提升报销率。

对公发票验真和信贷发票验真,是针对企业对公付款和财务公司信贷业务的特殊功能发票验真功能,极大地减少了企业财务风险,降低了企业税收风险,同时减少了财务人员的工作将财务人员从复杂的传统人工校验工作中解放出来,使其工作更加使捷。

员工取件是全自动纯自助取出被驳回的退单,全程由机器人管理,无需财务人员介。归档取件则是财务人员全新的人机交互功能,仅需要根据需要取出分类准确、排列有序且审批通过的单据

智能收单机器人集智能填报和智能审核服务于一体,从流入手严控财税风险,是公司在财税、法务部门实现合规、高效档案管理不可或缺的好帮手。智慧单证系统根据公司业务的管理特点,定制设计了不同的报销单据类型实现员工差旅报销、日常费用报销、员工借还款等各业务场景下的报销全流程并对各类单据提供方便快捷的边栏展示及链接如合规检查项的状态及提示预警,防范费用超支及超标风险,辅助决策审批。确保事项审批流程合理合规,审批运行准确顺畅;真正做到严把审批关口,防范财务风险。

更为重要的是,系统还拥有强大的系统集成能力,同时系统支持向前端对接、抓取其他系统数据,也支持向其他系统开放和推送数据。具有数据中转和集成平台的功能。在应用过程中,智慧单证系统与预算系统对接,实现预算费用事前控制,并与资金系统打通。实现员工费用自动支付,在结算效率快速提升的同时又大大降低了由人工操作造成的资金支付风险

对于五矿财务公司来说,智慧单证系统完全本地部署,信息安全可靠。公司依托自身信息安全优势,合理利用已有的安全设备,将服务器等合理地部署在核心内网、DMZ 区、五矿财务公司内网等分区,实现程序本地化部署,确保数据安全可控。


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以业财融合为核心 全程数字化费用管理

智慧单证系统以业财融合为核心,为公司提供全面的费用管理应用,助力公司搭建全程数字化的费用管理体系,即实现从费用的申请、审核,到预算管控、发票管理,再到资金支付的全过程管理。

首先,独立的后台管理模块,统一管理系统内各类数据(如公司、部门、角色、用户等),对费用事项、预算指标会计科目等统一进行维护与更新;各配置表分类管理(如费用标准、城市等级、边栏配置),并建立相应的数据权限隔离及管理应用授权,系统内置操作行为监控日志和屏水印防泄密技术,只要是从系统打印或屏幕输出的数据自带追踪水印,确保系统数据的安全性

其次,智慧单证系统还为公司提供了多维度的费用报表及台账管理,单据内涵盖了业务的多重属性,如部门、人员、费控科目等,管理人员及财务人员可根据管理需要从不同的角度分析企业内部管理支出的构成,明细了解各项目、成本中心、产品的费用支出情况;费用的使用率更加透明,方便各使用用户统计查询,并支持数据与图标相结合展现,提供数据穿透钻取,为企业的管理决策提供有力的数据支持。

再次,智慧单证系统拥有“小而美”的资产管理功能,让办公用品可以更便捷地进行线上管理。办公用品管理转到线上后,员工申领更方便,只需在系统中发起领用申请,极大地提高了工作效率;仓库管理更省心,通过员工申领单据,可以进行办公用品分配,库存不足时库管员还能立即发起采购申请,并最终直接线上关联报销单;报表功能更完备,可实时查询库存数量,库管可以据此及时补充库存;日志功能更准确,确保资产来源去向可追踪,也为审计检查提供有力依据。

最后,智慧单证系统根据公司业务的管理特点,定制设计员工报销投递工作流程,具备规则适配性强的显著特点。同时做到数据互联互通,将费用报销全线上化处理,从报销发起、制单、审核到支付,全流程线上处理,且支付全面接人五矿资金管理与结算系统,实现全流程线上管理。

作为财务工作创新的一项重要举措,智慧单证系统的上线,是五矿财务公司业财融合的又一次创新,规范业务审批流程,提高财务核算效率,进一步简化财务报销风险管理。下一步,五矿财务公司将继续积极创新。在财务管理发展道路上持续探索。


作者单位:

五矿集团财务有限责任公司/苏州单多啦科技有限公司



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